開発事例詳細
案件情報の一元管理とWord自動出力により提出ドキュメント作成のだつ属人化と大幅な業務効率化。
案件情報登録システム
案件情報の一元管理とWord自動出力により提出ドキュメント作成のだつ属人化と大幅な業務効率化。
膨大化・多様化する案件情報を一元管理し、提出書類の作成を効率化するシステムです。各グループ固有の情報も含めてデータベースで管理することで、案件情報の一覧性と検索性を高めています。
また、用途別のWordファイルをあらかじめ登録しておくことで、選択した案件データを所定のフォーマットへ自動出力できます。
これにより、担当者の経験やスキルに依存していた案件選定や書類作成の手順を標準化し、業務の属人化解消を実現しました。
背景・課題
従来、案件情報の管理や提出書類の作成において、以下のような課題がありました。
- 過去案件から最適な案件を抽出する際、担当者の記憶や経験に依存しており、適切な案件の選定が難しくなっていた
- 案件数の増加に伴い、Excelなどを用いた手作業での情報管理が困難
- 提出書類の作成に必要な情報が十分に整理・蓄積されておらず、担当者の記憶に頼った書類作成が発生していた
こうした背景から、案件情報を一元管理し、必要な情報の検索から提出書類の作成までを効率的におこなえる仕組みが求められていました。
システム開発の取組み
開発概要
| 業種 |
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| 開発パターン |
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解決のアプローチ
・検索機能とタグ付け機能により、担当者の記憶に頼らず、過去案件の参照・選定を可能に
・案件情報をデータベースで一元管理し、必要な情報を効率的に検索・確認できる環境を整備
・事前登録したWordテンプレートに選択した案件データを自動出力し、書類作成を効率化
・テンプレートへの自動マッピングにより、手作業による転記やレイアウト調整の負担を軽減し、書類作成の標準化を推進
システムの特徴・開発内容
また、案件情報や過去の経緯をシステム上に蓄積・管理することで、担当者の異動や退職に左右されにくい情報共有と、円滑な引き継ぎを支援します。
開発環境にはC#、ASP.NET Core、SQL Server、IISを採用しています。
導入効果
・Word自動出力による工数削減とミス防止：選択した案件データが指定フォーマットへ自動流し込みされるため、コピペやレイアウト調整の手間、手入力ミスの削減
・検索、絞り込みによる最適な案件選定：過去の案件データやグループ特化情報が蓄積・構造化されたことで、テーマに合致した案件の網羅的な抽出、比較検討が容易になった
・脱 属人化とナレッジの共有：サブミッション作成に必要な情報がシステム上で一元管理され、担当者の異動や退職に左右されない安定した運用基盤を実現
開発担当より
本事例では、個人の記憶に依存していた案件管理・書類作成業務をシステム化し、データの一元化とWord自動出力を実現しました。
既存の提出フォーマットを活かしながら自動化を図ることで、現場への負担を最小限に抑えつつ、属人化の解消と大幅な業務効率化を両立しています。
- 提出書類（提案書・報告書・仕様書）の作成が担当者の記憶頼みで属人化している
- テーマに合う過去の類似案件や実績をすぐに検索・参照できない
- 既存フォーマットへ手作業でコピペ・整形して書類を作成しており、転記ミスや手戻りが多い
- グループごとに異なる運用をしつつ、全社的なナレッジ集約を図りたい
など、同様の課題をお持ちのお客様は、お気軽にご相談ください。
貴社の業務内容に合わせた最適なシステム構成をご提案いたします。
システム開発を初めて依頼されるお客様によくご質問される内容をご紹介しています。
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