既存ASPパッケージの制約を解消し、理想の出願体験を実現。出願から選考・合否通知までを一気通貫でシステム化。

業種

官公庁・公社・団体

システム

入試出願管理システム

開発期間

8ヶ月

開発規模

1,080万円

入試出願管理システム

既存ASPパッケージの制約を解消し、理想の出願体験を実現。出願から選考・合否通知までを一気通貫でシステム化。

教育機関向けに、既存のASPパッケージ型出願システムを刷新し、新規スクラッチ開発による出願管理システムを構築しました。

応募者の8～9割を占める海外出願者（東・南アジア、北米、欧州など）に対応するため、全画面を英語表記としています。出願情報・出願書類のオンライン提出、推薦状のオンライン入力、選考過程におけるスケジュール・グループ管理、選考書類の自動生成、合否結果の入力・通知まで、一連の業務を一つのシステムで完結できるようにしました。

また、出願書類の受理以降の業務フローは、既存システムや市場のパッケージには備わっていなかったため、業務要件に合わせて新たに設計・構築しました。

背景・課題

従来、出願者情報の入力・アップロードはExcelフォーマットでおこなっており、以下のような課題がありました。

出願者のPC環境（OS・ソフトウェア等）に左右され、入力・提出時に不備が発生する
現行システムは導入から5年が経過しており、デザイン・UIが古く、世界中の出願者を対象としたスクールのブランドイメージにそぐわない
出願者にスクールの魅力を訴求する「感覚的に洗練された・わくわくする」体験が不足している
出願書類受理以降のフローが、現行システムにも市場のパッケージシステムにも存在しない
出願者の8〜9割を海外（中国・香港・インド・台湾・韓国・タイ・インドネシア・ベトナム・フィリピン等の東・南アジアのほか北米・欧州・オセアニア）が占め、多岐にわたる入力項目に対する英語対応・利便性向上も求められている

これらの課題を解決し、出願者体験の向上とブランディング強化、および出願書類受理以降の業務効率化を両立することが求められていました。

システム開発の取組み

開発概要

業種	官公庁・公社・団体
開発パターン	フルスクラッチ
開発機能	出願書類管理推薦状のオンライン入力コメント管理選考状況管理

解決のアプローチ

出願者向けのUI/UXを刷新しつつ、出願書類受理以降の業務プロセスまで一気通貫でシステム化する方針とし、以下の観点で構成しました。

《出願者・推薦者向け》
・全画面英語表記とし、出願情報・出願書類をオンラインで入力・アップロード可能に
・出願前に仮登録者へテストメールを送付し、返信によって本登録・入力へ進める設計とすることで、様子見の出願者を選別
・受験料支払いは既存の支払いサービスとの連携を継続し、大幅な改修コストを抑制
・全世界からのアクセスに対応するためのシステムのセキュリティ対応

《審査担当者・教務向け》
・国によって異なる必要情報・ファイル数に対応するチェック機能を実装
・個別にアップロードされた書類を受験番号ごとに1つのPDFへ自動集約し、教務の確認工数を削減、審査担当者が選考時に単一ファイルの閲覧で選考実施可能に
・出願書類受理以降のフローを新規に設計し、システム上で一気通貫管理

システムの特徴・開発内容

海外からの出願者にも利用しやすいよう、全画面を英語対応とした出願管理システムを構築しました。出願情報・出願書類の提出から、推薦者登録・推薦状のオンライン入力・提出までをWEB上で完結できるほか、テストメールによる本登録前の出願意思確認にも対応しています。また、選考グループへの振り分けから選考状況・審査の管理、合否通知までを一元管理し、各種出願・選考関連帳票の出力にも対応しています。

主な機能として、出願者の仮登録・本登録、出願書類管理、推薦状管理、コメント管理、選考状況管理、審査管理、受験料支払いサービスとの連携などを実装しています。

システムはAWSのクラウド環境上に構築し、PHP/Laravel、JavaScript/CSSを用いて開発しています。OSにはLinux、データベースにはMySQLを採用しています。

導入効果

導入後、以下のような改善が見られました。

・出願者体験・ブランディングの向上：UI/UXの刷新とセキュリティ強化により、世界トップクラスのスクールにふさわしい、訴求力が高く安全な出願体験を実現
・グローバル対応の強化：全画面英語表記により、応募者の8〜9割を占める海外出願者の利便性が向上
・教務側の業務工数削減：出願データの集約により、選考開始前の書類作成工数を大幅に削減。あわせて、複数回アップロードされた証明書類の最新版自動判定や個別PDFの受験番号単位での自動統合により、書類確認作業も効率化
・選考業務の一気通貫化：出願書類受理以降（選考グループ分け〜合否通知）のフローをシステム化し、既存システム・市場パッケージでカバーできていなかった業務プロセスを一元管理。あわせて選考状況のステータス管理により、同年同部門で複数回実施される入試結果を集約でき、合否保留者への対応も円滑化
・推薦者対応の改善：推薦状のオンライン入力・ログイン管理により、推薦者宛メールの未達といった従来課題の解消を志向

導入時の課題と対応

要件確認の過程で、以下のような課題があがりました。

1. 推薦者宛のメールが届かない事例があり、手動での再送対応が発生していた
→ テストメール機能等を含め、メール未達問題の解消を目指した設計を検討

2. 出願書類のデータ容量が大きい
→ 大容量アップロードに耐える設計とした

3. 成績証明書等が国によってページ数・様式が異なり、複数回に分けてアップロードされる
→ 最新の書類を有効とするチェック機能を実装

4. 受験番号は独自の管理区分があり、自動採番では対応できない
→ 自動採番ではなく手動採番に対応

5. 個別にアップロードされた書類を受験番号ごとに1つのPDFへまとめる作業が手間
→ 受験番号付与時に個人情報シートと個別アップロード書類を1つのPDFへ自動集約する仕組みを検討

6. 出願書類受理以降（選考〜合否通知）のフローが現行システム・市場パッケージのいずれにも存在しない
→ 選考グループ分け・選考結果入力・合否結果入力・通知メール送信までを新規に設計

開発担当より

本事例では、既存ASPパッケージでは実現できなかった
「世界トップクラスのスクールにふさわしい、洗練され訴求力のある」出願体験を
新規スクラッチ開発で実現しました。

出願者向けのUI/UX刷新にとどまらず、出願書類受理以降の選考グループ分け・合否判定・通知までを一気通貫でシステム化し、
既存システムにも市場のパッケージにもなかった業務プロセスを新たに構築しています。

国籍・出願形態ごとに異なる出願書類要件や、証明書類の複数回アップロード、推薦者とのやり取りなど、
スクール特有の複雑な出願業務を、既存の支払いサービスやシステムとの連携を活かしながら一つのシステムに集約しました。