分散したExcelシフト表を単一プラットフォームへ一元化。手作業を全廃し、勤務状況の参照と運用を大幅効率化。

業種

士業

システム

シフト表システム

開発期間

3ヶ月

開発規模

110万円

シフト表システム

分散したExcelシフト表を単一プラットフォームへ一元化。手作業を全廃し、勤務状況の参照と運用を大幅効率化。

部署やユニットごとにExcelで分散管理されていた勤務シフト情報を、専用DBで一元管理・共有するシステムです。
グループや所属をシステム上で管理できるようにし、従来は弁護士を介しておこなっていた管理・連絡業務の手間を軽減しました。また、Excelファイルによるシフトの一括登録・編集機能や、URLクエリを用いた既存名簿システムとの画面連携、シフト変更時の自動メール通知を実装しました。
本システムの導入により、全社の勤務状況を横断的に参照・検索できるようになり、シフトの作成・更新・管理にかかる業務負荷を大幅に軽減しています。

背景・課題

従来、シフト表の管理・運用において、以下のような課題がありました。

グループやフロアごとにExcelファイルが分かれているため、特定メンバーの出社・在宅予定を横断的に検索・確認することが難しく、参照・確認に手間がかかっている
休職・復帰や担当変更に伴うグループ管理やメール案内を、弁護士や特定の担当者が手作業でおこなっており、本来の業務を圧迫している
シフト変更時には関係者への連絡を個別におこなう必要があり、情報共有に手間がかかるほか、連絡漏れのリスクがある

こうした背景から、シフト情報を一元管理し、メンバーの勤務予定を横断的に確認できるとともに、グループ管理やメール案内にかかる運用負荷を軽減できる仕組みが求められていました。

システム開発の取組み

開発概要

業種	士業
開発パターン	フルスクラッチ

システムの特徴・開発内容

勤務場所（在宅・出社）を一元管理し、全社のシフト状況をリアルタイムで確認できるシステムを開発しました。

専用のExcelファイルをアップロードすることで、複数名のシフトを一括登録・編集できる仕組みを実現。さらに、シフト変更時には自動でメール通知をおこなうことで、関係者への連絡漏れを防ぎ、確認作業の負担軽減を図りました。

開発には、C#、ASP.NET Core、SQL Server、IISを採用しています。

導入効果

導入後、以下のような改善を実現しました。

・シフト情報の一元共有と即時検索：全部署の勤務場所（在宅/出社）を同一画面で参照でき、「誰がどこで働いているか」を探す手間を解消
・シフト変更時の自動通知による連絡漏れ防止：シフトが変更されると対象者へ自動でメール送信されるため、手作業での連絡や確認の手間をカット
・グループ管理の効率化：休職・復帰や担当変更に伴う所属変更をシステム上でおこなえるようになり、弁護士や担当者による手作業の負担を軽減

開発担当より

本事例では、部署やフロアごとに分散していたExcelのシフト表を一元管理し、全社の勤務状況をリアルタイムに確認できる環境を構築しました。

これまで複数のファイルを確認する必要があったシフト情報を一つの画面で検索・確認できるようにすることで、
「誰がどこで勤務しているか」をすぐに把握できるようになり、情報確認にかかる手間を削減しています。

また、複数名のシフトをまとめて登録・編集できる仕組みや、シフト変更時の自動メール通知を導入することで、
担当者による手作業での更新・連絡を効率化。
シフト管理にかかる運用負担を軽減し、連絡漏れや確認の手間を抑えています。