煩雑だったイベント申込・受付業務をデジタル化し、運営負担を大幅に軽減。

業種

建設業

システム

講演会・研修予約管理システム

開発期間

5ヶ月

開発規模

400～600万円

講演会・研修予約管理システム

煩雑だったイベント申込・受付業務をデジタル化し、運営負担を大幅に軽減。

対法人の講演会等を実施されている企業様向けに開発したフルスクラッチのシステムとなります。
講演会や研修のイベント登録から申込情報の管理、開催当日の参加受付業務までを一貫してシステム上でおこない、運営側と参加側双方の負担軽減を実現しました。

背景・課題

講演会や研修の申込・受付業務について、以下のような課題がありました。

申込情報の管理をExcelと既存のパッケージシステムでおこなっており、受講者数の増加に伴って管理が煩雑になっている
申込フォームが古く、使いづらいため、利用者にとって分かりやすい申込環境を整えたい
既存システムをリニューアルしたいものの、開発者がいないため改修が難しい

こうした背景から、講演会や研修の申込情報を効率的に管理するとともに、申込から受付までの業務をスムーズにおこなえる仕組みの構築が求められていました。

システム開発の取組み

開発概要

業種	建設業
開発パターン	フルスクラッチ

システムの特徴・開発内容

講演会や研修の申込・受付業務を効率化するため、既存の運用を見直し、申込情報を一元管理できるシステムを構築しました。受講者数の増加に伴って煩雑になっていた申込情報の管理を効率化し、必要な情報をスムーズに確認・管理できる環境を整えています。

また、古く使いづらかった申込フォームを刷新し、利用者がスムーズに申込できる環境を構築しました。申込から受付までの業務をシステム上で管理できるようにすることで、担当者の管理負担を軽減しています。

システムはAWS上に構築し、CakePHP、Red Hat Linux系（CentOS 7）、MariaDB 10.5を用いて開発しています。

導入効果

導入後、以下のような改善を実現しました。

・講演会や研修など、内容の異なるイベントにも対応できる自由度の高い申込フォームを実現
・受講票のQRコードを発行できるようになり、紙の受講票の印刷が不要となることで、参加者・受付担当者の負担を軽減
・QRコードを活用した受付により、当日の受付業務を簡略化
・申込から受付までの業務を効率化し、イベント運営にかかる担当者の負担を軽減

開発担当より

本事例では、講演会・研修などの申込業務を見直し、
さまざまなイベントに柔軟に対応できる申込管理環境を構築しました。

イベントごとに申込内容を設定できるフォームを実装し、
申込情報の管理を効率化するとともに、利用者にとって使いやすい申込環境を実現しています。

また、受講票をQRコードで発行できるようにすることで、
紙の印刷・持参を不要にし、参加者と受付担当者双方の負担を軽減。
申込から当日の受付まで、イベント運営をスムーズにおこなえる環境を整備しました。